Планирование урагана для малого бизнеса¶

Ураганы, тайфуны и тропические циклоны: это один и тот же вид шторма, который по-разному называют в разных океанах. Все, что есть в этом руководстве, относится к ним всем.

Эта страница поможет вам написать план урагана, тайфуна, или циклона для малого бизнеса: магазина, ресторана, рыночного прилавка, гостевого дома, мастерской, фермерского бизнеса, или офиса. Бизнес, который не может быстро снова открыться, может потерять своих клиентов и персонал, так что план касается сначала защиты людей, затем возвращения к работе.

Если вы успеваете сделать только три вещи¶

Сделайте резервную копию ваших документов за пределами объекта и проверьте, что вы можете открыть их с другого устройства.
Составьте список контактов персонала с личными номерами телефонов, и отправьте тестовое сообщение до сезона.
Прочитайте вашу страховую политику и узнайте точно, что она покрывает от ветра, наводнения, и потерянного дохода.

До сезона: расписание планирования¶

Большая часть работы происходит в спокойные месяцы. Используйте этот порядок.

Сейчас. Напишите план непрерывности, собирите контакты персонала, и настройте резервные копии. Прочитайте вашу страховую политику и задайте вопросы ниже.
За два месяца. Купите или организуйте защиту окон и материалы для ее установки. Организуйте кредитную линию, если она вам нужна. Договоритесь о резервных поставщиках.
За месяц. Протестируйте сообщение персоналу и восстановление резервной копии. Пройдите через план с вашим персоналом в течение часа.
Когда шторм назван. Проверьте прогнозируемую траекторию и время, и решите, закрываться ли. Начните шаги в следующем разделе.

Действуйте сейчас: если прогнозируется шторм¶

Скажите персоналу план: когда вы закроетесь, как вы с ними свяжетесь, и когда им заплатят.
Отправьте персонал домой достаточно рано, чтобы защитить свои собственные семьи. Закройтесь рано, а не поздно.
Сделайте резервную копию документов и возьмите резервный диск или ноутбук с собой.
Сфотографируйте и снимите на видео помещение, запасы, и оборудование.
Переместите запасы и оборудование с пола и вдали от окон.
Поставьте ставни или фанеру, и укрепите большие двери.
Возьмите достаточно наличных на неделю срочных расходов.
Разместите уведомление о закрытии на двери, вашем сайте, вашем телефонном сообщении, и каналах связи.

Закрыться или оставаться открытым?¶

Закрывайтесь, если местные власти приказывают это, если здание не может быть защищено вовремя, или если ваш персонал не может безопасно добраться до работы. Оставание открытым в часы перед штормом ставит людей на дорогу, когда им следует быть дома. Если вы открываетесь, оставайтесь открытыми только пока персоналу и клиентам безопасно путешествовать, и закрывайтесь до усиления ветра.

Напишите короткий план непрерывности¶

План непрерывности отвечает на один вопрос: как бизнес продолжает работать, или перезапускается, если здание, электричество, интернет, или персонал недоступны. В США руководство Ready.gov для бизнеса начинается с определения ваших рисков и решения, какие операции важнее всего. Для малого бизнеса двух страниц достаточно.

Составьте список немногих вещей, без которых бизнес не может работать: люди, оборудование, системы, поставщики, и ключевые клиенты.
Для каждого напишите, как вы бы справились без него на неделю.
Решите, кто главный, если владелец недоступен, и дайте им доступ, который им понадобится.
Выберите временное место для работы: дом, помещение партнера, рыночное пространство, или арендованную комнату внутри суши.
Запишите, кто решает закрыться, в какой момент, и кто решает, когда снова открыться.
Храните копии плана онлайн, на телефоне, и на бумаге в вашем тревожном рюкзаке.

Протестируйте план раз в год до сезона. Сядьте с вашим персоналом на час и пройдите через шторм, шаг за шагом.

Персонал¶

Люди, обеспокоенные своими собственными семьями, не могут сосредоточиться на работе. Забота о вашем персонале также самый быстрый способ снова открыться.

Держите список каждого сотрудника с личным номером телефона, экстренным контактом, и где они живут.
Настройте групповое сообщение и протестируйте его.
Настройте цепочку звонков, так чтобы одному человеку не пришлось связываться со всеми: владелец звонит двум людям, каждый звонит еще двум.
Решите, как будет оплачиваться персонал во время закрытия, и скажите им до сезона.
Договоритесь, как персонал будет проверяться после шторма, и что происходит, если кого-то не удается найти.
Никогда не просите персонал оставаться на работе или путешествовать, когда власти приказали эвакуацию, или действует предупреждение.

После шторма персонал может потерять дома или заботиться о родственниках. Некоторым нужно время, прежде чем они смогут вернуться. Будьте гибкими, и направьте их к местной помощи. См. Как справиться и психическое здоровье.

Документы и данные¶

Все важное должно существовать где-то за пределами вашего здания: списки клиентов, счета, зарплата, контракты, налоговые записи, лицензии, контакты поставщиков, и данные точки продаж.

Используйте облачное резервное копирование, или диск, который вы берете домой каждую неделю.
Перед штормом сделайте полную резервную копию и возьмите ее с собой.
Протестируйте резервную копию: откройте файл с другого компьютера или телефона.
Держите бумажные копии ключевых документов в водонепроницаемой сумке: страховой полис, договор аренды или право собственности, регистрацию бизнеса, банковские данные, и список оборудования с серийными номерами.
Запишите логины и коды восстановления и храните их где-то безопасно.

Резервная копия, которую никогда не проверяли, является надеждой, а не планом.

Помещение, запасы, и оборудование¶

Переместите запасы и оборудование с пола на высокие полки или верхние этажи.
Оберните оборудование полиэтиленовой пленкой, и отключите его.
Возьмите компьютеры, карточные терминалы, и мелкие ценные инструменты с собой.
Переместите транспортные средства на возвышенность, вдали от деревьев.
Занесите или привяжите знаки, навесы, столы, стулья, и все снаружи.
Поставьте ставни или фанеру, и укрепите рулонные и большие двери.
Отключите газ, и отключите воду и электричество на главных выключателях, если вы будете закрыты на дни, после того как решите, что делать с холодными запасами.
Сфотографируйте каждую комнату, все запасы, и каждый предмет оборудования с его серийным номером.

Холодное хранение. Если вы ведете ресторан, продуктовый магазин, или что-то с холодильниками и морозильниками, решите сейчас, что вы сделаете со скоропортящимися запасами, если электричество отсутствует неделю. Варианты включают продажу их до шторма, перемещение к партнеру с генератором, или фиксацию для страхового требования и безопасный выброс.

Рыночные прилавки и мелкие торговцы. Возьмите запасы и инструменты домой, или в крепкое здание на возвышенности. Прилавки и киоски редко достаточно крепки, чтобы защитить товары.

Опасные материалы. Топливо, химикаты, краска, и газовые баллоны должны храниться там, где паводковая вода не может их достичь или унести. Спросите вашу местную пожарную службу или агентство по окружающей среде, как их хранить.

Страхование¶

Прочитайте вашу политику до сезона, и спросите вашего страховщика или брокера письменно о чем-либо, что вы не понимаете.

Покрытие имущества. Покрывает ли оно здание, запасы, и оборудование от ущерба ветра и шторма?
Покрытие наводнения. Многие коммерческие полисы не покрывают наводнение, если вы не добавите его.
Покрытие перерыва бизнеса. Это оплачивает потерянный доход и текущие расходы, такие как аренда и зарплата, пока вы закрыты после покрытого убытка. Это часто дополнительная опция. Спросите, оплачивает ли оно только после ущерба вашему помещению, или также после государственного приказа о закрытии или долгого отключения электричества.
Периоды ожидания и франшизы. Знайте, сколько времени до начала выплат, и сколько вы платите первым.
Штормовые сроки. Многие страховщики перестают оформлять новое покрытие или изменения, как только шторм назван или спрогнозирован. Покупайте до сезона.

Храните квитанции, список запасов, и фотографии. См. Страхование и важные документы при урагане.

Наличные и деньги¶

После шторма карточные терминалы, банкоматы, банки, и мобильные платежи могут не работать на дни.

Держите достаточно наличных, мелкими купюрами, на неделю топлива, запасов, ремонта, и зарплаты, если можете.
Знайте, как вы будете платить персоналу, если банк закрыт, а интернет не работает.
Спросите ваш банк о кредитной линии или экстренном кредите до сезона. Намного легче организовать это до шторма, чем после.
Держите бумажный список того, кто вам должен деньги, и кому вы должны.

Поставщики и клиенты¶

Спросите ключевых поставщиков об их штормовых планах, и что происходит с заказами в пути.
Найдите резервного поставщика за пределами вашего региона для всего, без чего вы не можете работать.
Держите контакты поставщиков на бумаге, а также на телефоне.
Скажите клиентам до того, как вы закроетесь, и когда вы снова откроетесь: знак на двери, ваш сайт, ваше телефонное сообщение, и ваши каналы связи.

Короткое честное сообщение работает лучше всего: «Мы закрыты из-за шторма. Мы опубликуем здесь, когда снова откроемся».

Денежная помощь после шторма¶

В США¶

Администрация малого бизнеса США (SBA) предлагает кредиты с низким процентом при катастрофах для бизнесов после объявленной катастрофы, включая для потерь, которые страховка не покрывает. Бизнесы также могут найти помощь через FEMA, государственные программы, и местные торговые палаты. Отдельный коммерческий полис от наводнения доступен через Национальную программу страхования от наводнений, обычно с 30-дневным периодом ожидания. За помощью после катастрофы звоните на горячую линию FEMA 1-800-621-3362 (США).

В других местах¶

Другие страны имеют свои собственные гранты, кредиты, и налоговые льготы после катастрофы.

Спросите ваше национальное ведомство по чрезвычайным ситуациям, министерство бизнеса, или местную ассоциацию бизнеса. Ваша местная страница помощи перечисляет официальные источники, где они у нас есть.

Безопасное повторное открытие¶

Не отправляйте персонал в здание, пока его не проверили. Ищите повреждения конструкции, запах газа, стоящую воду рядом с электрикой, и плесень.

Сфотографируйте весь ущерб до уборки, и скажите вашему страховщику.
Пусть проверят электрику перед включением электричества, если было наводнение.
Запускайте генераторы только на улице, как минимум в 6 метрах (20 футах) от дверей, окон, и вентиляционных отверстий. См. Безопасность генераторов.
Выбрасывайте скоропортящуюся еду, которая была выше 4°C (40°F) более двух часов, используя правила в Безопасность еды и воды. Это рекомендация Министерства сельского хозяйства США для охлажденной еды.
Проверьте с местным органом здравоохранения, прежде чем снова подавать еду.
Дайте персоналу перчатки, ботинки, и маски для уборки, и прочитайте Уборка и плесень вместе.
Используйте лицензированных подрядчиков и получайте письменные предложения. См. Как не стать жертвой мошенников.
Возвращайте персонал поэтапно, и следите, как они себя чувствуют.
Скажите клиентам, что вы открыты.

Помогите району снова открыться

Бизнес, который открывается рано, даже с ограниченными часами или запасами, дает соседям место, где купить воду, зарядить телефон, или услышать, что происходит. См. Как помочь своему сообществу.

Частые ошибки¶

Хранение единственной резервной копии в здании, или на устройстве, которое также в здании.
Чтение страховой политики после шторма, когда неправильное покрытие уже на месте.
Предположение, что банк и карточные терминалы будут работать через неделю. Планируйте наличные.
Повторное открытие до того, как здание проверено, или подача еды из запасов, которые были теплыми во время отключения, без проверки.
Ожидание прогноза, чтобы позвонить поставщикам, установщикам, или страховщикам.

Контрольный список¶

План непрерывности написан и хранится в трех местах
Список контактов персонала и групповое сообщение протестированы
Резервные копии протестированы с другого устройства
Страховка прочитана, с ответами на вопросы о наводнении и перерыве бизнеса
Ставни или фанера готовы, и список того, что поднимается высоко
Денежный план и кредитная линия организованы
Резервный поставщик для ключевых товаров
Сообщения о закрытии и повторном открытии написаны