Orkaanplanning voor kleine bedrijven¶

Deze pagina helpt u een orkaan-, tyfoon- of cycloonplan op te stellen voor een klein bedrijf: een winkel, een restaurant, een marktkraam, een pension, een werkplaats, een landbouwbedrijf of een kantoor. Een bedrijf dat niet snel kan heropenen, kan zijn klanten en personeel verliezen. Het plan gaat dus eerst over het beschermen van mensen en daarna over weer aan het werk gaan.

Als u maar drie dingen doet¶

1. Maak een back-up van uw administratie op een andere locatie en test of u die vanaf een ander apparaat kunt openen.
2. Maak een contactlijst van uw personeel met privételefoonnummers en stuur vóór het seizoen een testbericht.
3. Lees uw verzekeringspolis en ontdek precies wat die dekt bij wind, overstroming en gederfde inkomsten.

Handel nu: als een storm wordt voorspeld¶

• Vertel het personeel het plan: wanneer u sluit, hoe u contact opneemt en wanneer ze worden betaald.
• Stuur het personeel op tijd naar huis om hun eigen gezin te beschermen. Sluit liever te vroeg dan te laat.
• Maak een back-up van uw administratie en neem de back-upschijf of laptop mee.
• Fotografeer en film het pand, de voorraad en de apparatuur.
• Zet voorraad en apparatuur van de vloer en weg van ramen.
• Breng luiken of multiplex aan en versterk grote deuren.
• Haal genoeg contant geld op voor een week aan dringende kosten.
• Hang een mededeling over sluiting op de deur, op uw website, in uw telefoonbericht en op uw berichtenkanalen.

Schrijf een kort continuïteitsplan¶

Een continuïteitsplan beantwoordt één vraag: hoe gaat het bedrijf door, of start het opnieuw, als het gebouw, de stroom, het internet of het personeel niet beschikbaar zijn. Het Amerikaanse Ready.gov verdeelt dit in uw risico's vaststellen, rangschikken wat het belangrijkst is, kiezen hoe u doorgaat, taken toewijzen en het plan testen. Voor een klein bedrijf zijn twee pagina's genoeg.

• Maak een lijst van de weinige dingen waar het bedrijf niet zonder kan: mensen, apparatuur, systemen, leveranciers en sleutelklanten.
• Schrijf bij elk daarvan op hoe u een week zonder zou redden.
• Bepaal wie de leiding heeft als de eigenaar niet bereikbaar is en geef die persoon de toegang die nodig is.
• Kies een tijdelijke werkplek: een woonhuis, het pand van een partner, een marktplek of een gehuurde kamer in het binnenland.
• Schrijf op wie besluit te sluiten, op welk moment, en wie besluit wanneer u heropent.
• Bewaar kopieën van het plan online, op uw telefoon en op papier in uw noodtas.

Test het plan eenmaal per jaar vóór het seizoen. Ga een uur met uw personeel zitten en loop een storm stap voor stap door.

Personeel¶

Mensen die zich zorgen maken over hun eigen gezin kunnen zich niet op werk concentreren. Voor uw personeel zorgen is ook de snelste manier om te heropenen.

• Houd een lijst bij van elk personeelslid met een privételefoonnummer, een noodcontact en waar de persoon woont.
• Maak een groepsbericht aan en test het.
• Zet een belketen op zodat niet één persoon iedereen hoeft te bereiken: de eigenaar belt twee mensen, die elk twee anderen bellen.
• Bepaal hoe het personeel tijdens een sluiting wordt betaald en vertel dat vóór het seizoen.
• Spreek af hoe het personeel zich na de storm meldt en wat er gebeurt als iemand niet bereikbaar is.
• Vraag personeel nooit op het werk te blijven of te reizen als de autoriteiten een evacuatie hebben bevolen of een waarschuwing van kracht is.

Na de storm kan het personeel hun huis kwijt zijn of voor familie zorgen. Sommigen hebben tijd nodig voordat ze terug kunnen komen. Wees flexibel en wijs hen op lokale hulp. Zie Omgaan met de gevolgen en geestelijke gezondheid.

Administratie en gegevens¶

Alles wat ertoe doet, moet ergens buiten uw gebouw bestaan: klantenlijsten, boekhouding, salarisadministratie, contracten, belastingadministratie, vergunningen, contactgegevens van leveranciers en de gegevens van het kassasysteem.

• Gebruik een back-up in de cloud, of een schijf die u elke week mee naar huis neemt.
• Maak vóór een storm een volledige back-up en neem die mee.
• Test de back-up: open een bestand vanaf een andere computer of telefoon.
• Bewaar papieren kopieën van belangrijke documenten in een waterdichte tas: verzekeringspolis, huurcontract of eigendomsbewijs, bedrijfsregistratie, bankgegevens en een lijst met apparatuur met serienummers.
• Schrijf inloggegevens en herstelcodes op en bewaar ze op een veilige plek.

Een back-up die nooit is getest, is een hoop, geen plan.

Pand, voorraad en apparatuur¶

• Zet voorraad en apparatuur van de vloer, op hoge planken of bovenverdiepingen.
• Wikkel apparatuur in plastic folie en haal de stekker eruit.
• Neem computers, pinapparaten en kleine waardevolle gereedschappen mee.
• Zet voertuigen op hoger gelegen grond, uit de buurt van bomen.
• Haal uithangborden, markiezen, tafels, stoelen en alles wat buiten staat naar binnen of zet het vast.
• Breng luiken of multiplex aan en versterk rolluiken en grote deuren.
• Sluit het gas af en zet water en stroom uit bij de hoofdschakelaars als u dagenlang gesloten bent.
• Fotografeer elke ruimte, alle voorraad en elk apparaat met serienummer.

Koelopslag. Hebt u een restaurant, een voedselwinkel of iets anders met koelkasten en vriezers, bepaal dan nu wat u doet met bederfelijke voorraad als de stroom een week uitvalt. Mogelijkheden zijn de voorraad voor de storm uitverkopen, hem naar een partner met een generator brengen, of hem vastleggen voor de verzekeringsclaim en veilig weggooien.

Marktkramen en kleine handelaren. Neem voorraad en gereedschap mee naar huis, of naar een stevig gebouw op hoge grond. Kramen en kiosken zijn zelden sterk genoeg om goederen te beschermen.

Gevaarlijke stoffen. Brandstof, chemicaliën, verf en gasflessen moeten worden opgeslagen waar overstromingswater ze niet kan bereiken of meenemen. Vraag uw lokale brandweer of milieudienst hoe u ze opslaat.

Verzekering¶

Lees uw polis vóór het seizoen en vraag uw verzekeraar of tussenpersoon schriftelijk naar alles wat u niet begrijpt.

• Dekking voor eigendom. Dekt de polis het gebouw, de voorraad en de apparatuur tegen wind- en stormschade?
• Dekking voor overstroming. Veel zakelijke polissen dekken overstroming niet tenzij u die toevoegt.
• Dekking voor bedrijfsonderbreking. Dit vergoedt gederfde inkomsten en lopende kosten, zoals huur en lonen, terwijl u gesloten bent na een gedekte schade. Het is vaak een uitbreiding. Vraag of het alleen betaalt na schade aan uw pand, of ook na een sluitingsbevel van de overheid of een lange stroomstoring.
• Wachttijden en eigen risico. Weet hoe lang het duurt voordat uitkeringen beginnen en hoeveel u eerst zelf betaalt.
• Termijnen bij storm. Veel verzekeraars verkopen of wijzigen geen dekking meer zodra een storm wordt voorspeld. Koop vóór het seizoen.

Bewaar bonnen, een voorraadlijst en foto's. Zie Orkaanverzekering en belangrijke documenten.

Contant geld en geld¶

Na een storm kunnen pinapparaten, geldautomaten, banken en mobiel betalen dagenlang uitvallen.

• Houd genoeg contant geld in kleine biljetten voor een week aan brandstof, benodigdheden, reparaties en lonen als u kunt.
• Weet hoe u het personeel betaalt als de bank dicht is en het internet uitvalt.
• Vraag uw bank vóór het seizoen naar een kredietfaciliteit of noodlening. Het is veel makkelijker te regelen vóór een storm dan erna.
• Houd een papieren lijst bij van wie u geld schuldig is en wie u moet betalen.

Leveranciers en klanten¶

• Vraag sleutelleveranciers naar hun stormplannen en wat er gebeurt met bestellingen onderweg.
• Zoek een reserveleverancier buiten uw regio voor alles waar u niet zonder kunt.
• Bewaar contactgegevens van leveranciers op papier en op uw telefoon.
• Vertel klanten vóór u sluit en wanneer u heropent: een bordje op de deur, uw website, uw telefoonbericht en uw berichtenkanalen.

Een kort, eerlijk bericht werkt het best: "Wij zijn gesloten vanwege de storm. Zodra we heropenen, melden we dat hier."

In de Verenigde Staten¶

De Amerikaanse Small Business Administration biedt bedrijven na een uitgeroepen ramp rampenleningen met lage rente, ook voor verliezen die de verzekering niet dekt. Bedrijven kunnen ook hulp vinden via FEMA, programma's van de deelstaat en lokale kamers van koophandel. Een aparte zakelijke overstromingspolis is beschikbaar via het National Flood Insurance Program, meestal met een wachttijd van 30 dagen. Voor hulp na een ramp belt u de FEMA Helpline op 1-800-621-3362 (VS).

Andere landen hebben eigen subsidies, leningen en belastingverlichting na een ramp. Vraag uw nationale rampenbestrijdingsdienst, uw ministerie van economische zaken of uw lokale ondernemersvereniging. Uw lokale hulppagina vermeldt officiële bronnen waar we die hebben.

Veilig heropenen¶

Stuur het personeel pas het gebouw in nadat het is gecontroleerd. Let op constructieschade, gasgeur, stilstaand water bij elektrische installaties en schimmel.

• Fotografeer alle schade voordat u opruimt en meld het bij uw verzekeraar.
• Laat de elektrische installatie controleren voordat u de stroom weer aanzet als er overstroming was.
• Gebruik generatoren alleen buiten, minstens 6 meter (20 feet) van deuren, ramen en ventilatieopeningen. Zie Veiligheid bij generatoren.
• Gooi voedsel weg dat boven veilige temperaturen is geweest, volgens de regels in Veilig eten en drinken.
• Vraag uw lokale gezondheidsdienst om toestemming voordat u weer eten serveert.
• Geef het personeel handschoenen, laarzen en maskers voor het opruimen en lees samen Opruimen en schimmel.
• Gebruik erkende aannemers en vraag schriftelijke offertes. Zie Oplichting vermijden.
• Haal het personeel in stappen terug en let op hoe het met hen gaat.
• Laat klanten weten dat u open bent.

Checklist¶

• Continuïteitsplan geschreven en op drie plaatsen bewaard
• Contactlijst van het personeel en groepsbericht getest
• Back-ups getest vanaf een ander apparaat
• Verzekering gelezen, met vragen over overstroming en bedrijfsonderbreking beantwoord
• Luiken of multiplex klaar en een lijst van wat hoog wordt gezet
• Plan voor contant geld en een kredietfaciliteit geregeld
• Reserveleverancier voor belangrijke goederen
• Berichten over sluiten en heropenen geschreven

Gerelateerde gidsen¶

• Orkaanverzekering en belangrijke documenten
• Uw huis voorbereiden op een orkaan
• Veiligheid bij generatoren
• Oplichting vermijden
• Uw gemeenschap helpen